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会計ソフトと経費精算システムの違いって?他の連携システムもご紹介

2022年9月10日 カテゴリー:経理事務代行
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会計ソフトを導入している、もしくは導入中なら、その会計ソフトを最大限に活用したいところでしょう。そこで会計ソフトと連携のできる経費精算システムや給与計算システムなどを、それぞれの特徴や違いとともに解説してきます。

システム導入を検討中の方や効果的なコストダウンを実現したい方は、ぜひご一読ください。

会計ソフトとは

会計ソフトとは決算書や総勘定元帳などを、簡単に表示できるソフトのことです。仕訳や現金出納帳などから転記する必要なく、エクセルを利用して表をまとめる必要もありません。そのため会計ソフトを導入しておくかどうかで、大きく事務手間が変わってしまうのです。

会計ソフトについて詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事をご確認ください。

(参考記事:会計ソフトはクラウド型?インストール型?クラウド化するメリット

(参考記事:インストール型会計ソフトのメリット・デメリット、どんな会社にお勧め?

会計ソフトと連携可能なお勧めシステム4選

では実際に会計ソフトを導入したとして、他に一緒に導入検討したほうが良いシステムはないのでしょうか?もちろんすでに会計ソフトを導入している方、企業でも十分に検討の余地がありますので、会計ソフトと連携可能なシステムを紹介していきましょう。

バックオフィス業務を効率化したい!と思っているのであれば、ぜひご参考にしてください。

経費精算システム

会計ソフトと連携できるもののうち、一位二位を争うほど一緒に導入されるのが経費精算システムです。経費精算は営業先への訪問や出張などで、従業員が経費を立て替えた時に利用します。

従業員が経費を立て替えた場合、企業によって業務フローに多少違いはあるものの、基本的には上司の承認や経理事務への報告、さらに振込処理が必要です。それらの承認や振込の作業にかかる手間を減らすのが経費精算システムになります。

  1. システム上で従業員が経費精算の申請
  2. 上司が申請内容を確認、承認
  3. 経理の事務員が確認、承認
  4. 振込データと仕訳データが出来上がる

このようにボタンだけでサクサク承認できます。もちろん申請内容に領収書等を添付しますので、すぐに原本を受け渡す必要もありません。最終的には原本の提出も必要ではありますが、それは後でも構わないため申請が素早く終わり、振込までも時間待たずに済みます。

また電帳法(電子帳簿保存法)に対応しているシステムを選択することで、領収書の保存期間が7年間ではなく1年間となり、保存場所の確保も容易になります。電帳法対応で迷っている方や企業は、既存の会計ソフトと連携できる経費精算システムを導入することで、大幅に業務改善が可能でしょう。

なお電帳法について、詳しく知りたい方は以下の記事を御覧ください。

(参考記事:電子帳簿保存法って?電子保存が義務化?システムを導入しない方法は?

(参考記事:電子帳簿保存法の改正でタイムスタンプが不要に?スマホアプリも利用しよう

受取請求書電子化サービス(請求書受領サービス)

請求書を受け取る場合は経費精算同様、電帳法に対応した保存を行うことで大幅な業務改善が行えます。電子・紙に関わらず、受け取った請求書を電子化して振込データや仕訳データの作成ができるのが、受取請求書電子化サービスです。

基本的に請求書の取り込みは自分たちで行います。しかし電子化サービスと銘打つだけあり、振込先や振込日、振込額などの入力をサービス提供会社が目視で作業してくれるのです。もちろん多少コストはかかりますので、単に「電子化して簡単に振込データや仕訳データを作成したい」ということであれば、「自分・自社で電子化する」旨の契約をすれば問題ありません。

ただ請求書は電子データで受領することも多く、その場合には電帳法の対応が必須となりますので、電帳法が本格施行される前に導入検討をすることをお勧めします。

給与計算システム

経費精算システムと同様、多くの企業で導入されているのが給与計算システムです。このシステムでは従業員のタイムカードをもとに、毎月の給与の振込データや源泉徴収、年末調整などに対応できます。

従業員が多い会社ではほぼ確実に導入されているシステムですね。ただせっかく給与計算システムがあるのであれば、同時に会計ソフトと連携できるほうが良いでしょう。振込データと同時に仕訳データもできるのであれば、業務改善もより進みます。

請求書発行システム

売上金の管理をするのが請求書発行システムになります。売上の管理を行う販売管理システムや営業支援ツールなどに、請求書発行機能が入っている場合もあります。ただ品目が多かったり、請求書の枚数が多ければ多いほど、請求書発行に特化したシステムを導入したほうが業務改善になりやすいことは覚えておきましょう。

さらに請求書発行システムは、請求書を発行するのと同時に仕訳データの作成も可能です。そのため会計ソフトとの連携が容易になります。また入金データから消し込みも可能なので、どこまでシステム化したいのか検討してから導入への道筋を考える必要があるでしょう。

まとめ

  1. 電帳法対応した経費精算システムと受取請求書電子化サービスを、会計ソフトと連携すると大幅な業務改善が見込める
  2. 給与計算システムや請求書発行システムは、人数や件数が多いほど導入による効果が大きい

ここまで会計ソフトと連携可能なシステムを紹介してきました。どれも仕訳データや振込データを作成することで、よりバックオフィス業務が簡便になるシステムです。

しかし単に経理関連の事務を減らしたいのであれば、経理代行が一番手っ取り早い方法です。経理事務の改善をご希望な方・企業ほど、まずは私ども税理士法人GrowUpへご連絡いただければと思います。みなさまからのご連絡をスタッフ一同、心よりお待ちしております。

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