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電子帳簿保存法の改正でタイムスタンプが不要に?スマホアプリも利用しよう

2022年4月10日 カテゴリー:経理事務代行
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子帳簿保存法の改正でタイムスタンプが不要に?令和4年1月1日に電子帳簿保存法の改正がなされ、要件を満たせばタイムスタンプが不要になるものが増えました。さらにタイムスタンプを簡単に付与できるツールも増えており、より電子帳簿保存法に対応しやすくなっています。

そこでどのように電子帳簿保存法に対応していけば良いのか、できるだけ簡単に、そしてわかりやすく解説していきます。対応に戸惑っているご担当者さまはぜひご一読ください。

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは言葉の通り、そのデータがその日時に存在したことを証明する技術のことです。さらにその時間以降、データへの編集や修正がなされていないことも証明します。

紙の書類であれば紙の劣化具合や何かしらの修正に伴った変化、筆記の違いなどによって編集や修正が行われたかがわかりますが、データにはそれらがありません。そのためタイムスタンプを押さないと、データの信頼度が落ちてしまうのです。

タイムスタンプが不要になるもの

では電子帳簿保存法に対応させるためには、すべてのデータにタイムスタンプが必要なのでしょうか。実はそうではありません。電子取引の関係書類は電子保存が義務化されましたが、それらにタイムスタンプが必要なわけではないのです。

ではどんなものにはタイムスタンプが必要で、どんなものならタイムスタンプなしに保存可能なのでしょうか。簡単に解説していきましょう。

電子帳簿等の保存には優良な電子帳簿であること

電子帳簿と呼ばれる会計ソフトやExcelなどで作成した帳簿(仕訳帳や総勘定元帳、売上帳など)や国税関係書類(貸借対照表や損益計算書、試算表など)は、優良な電子帳簿であればタイムスタンプは不要です。

また優良な電子帳簿では、以下のような要件を満たす必要があります。
  • 記録事項へ訂正、削除を行った事実や内容を確認できる
  • 帳簿間の関連性を確認できる
  • 取引年月日や取引金額、金額、日付などの項目で検索できる
このような要件が満たされている優良な電子帳簿であれば、タイムスタンプのシステムを構築する必要はありません。

スキャン保存はクラウドへアップする

スキャンや写真による保存の場合は、最長約2か月と概ね7営業日以内に修正等ができないような対応が必要です。しかし対応方法はタイムスタンプだけでなく、訂正や削除を行った事実や内容を確認できるクラウドにアップする方法でも良くなりました。

スキャン保存も優良な電子帳簿と同様に、データの改ざんができないようになっていれば良いということです。

電子取引保存は事務処理規定を作ること

電子取引の保存方法に関してはルールを作り、ルールのもとで運用していくことでタイムスタンプが不要になります。下の参考ページをご覧ください。

(参考ページ:電子帳簿保存法って?電子保存が義務化?システムを導入しない方法は?

タイムスタンプのメリットは?

ここまでタイムスタンプシステムを導入せずに、どのように電子帳簿保存法に対応すれば良いかを解説してきました。ではタイムスタンプシステムを導入した場合には、どんなメリットがあるでしょうか。

電子帳簿保存法に対応するのが簡単

タイムスタンプの付与さえすれば、簡単にスキャン保存と電子取引保存を行えます。「とりあえず2か月以内にすべてのデータにタイムスタンプを付与しておこう」という、大雑把な運用方法も取れてしまいますので、タイムスタンプシステム導入をすれば簡単に電子帳簿保存法に対応可能です。

紙の破棄がしやすくなる

タイムスタンプを付与していてもしていなくても、要件通りにスキャナ保存していれば紙の破棄をしてしまっても問題ありません。ただしどのデータも7年間の保管が必要です。そのため長期間の保管にあたり、データのバックアップを取りたいところです。

しかしクラウド上にのみデータを置いていると、自分たちでクラウド上のデータのバックアップが取れません。ゆえにクラウドでのみの長期間のデータ保管は、少々不安感が付きまとうため、紙の処分までの時間を長めに確保したい企業も多くなってしまうことでしょう。

その点タイムスタンプ運用であれば、バックアップを取るのも簡単です。1年間のデータをまとめてバックアップソフトウェアでバックアップデータを作成し、そちらをクラウド上へ残しておくほうが安心感のある運用方法と言えます。もちろん紙も長くて1年保管しておけば、十分でしょう。

スマホアプリでタイムスタンプを付与できる

スマホの写真撮影で領収書をデータ化したいときは、「楽楽精算」のような写真撮影時にタイムスタンプを付与できるアプリを利用すると簡単です。もちろん写真を撮ってからクラウド上へアップロードしても良いですが、撮影時にタイムスタンプが付与されていれば原本をすぐに破棄できますのでより簡単な運用が可能です。

確実な代行依頼ができる

今や経理業務は「誰でもできる作業であり、そこにリソースを割くのはもったいない」という流れがあります。さらに今回の電子帳簿保存法の改正により、今まで以上に経理代行を行いやすい環境が整っているのが現状です。電子化する運用さえできていれば、代行の依頼がしやすいからです。

そこで「経理事務の退職者が出るたびに困っている」「経理事務に確実性、信頼性を持たせたい」などの理由から、電子帳簿保存法に対応した運用にするついでに経理代行も検討される企業・自営業主が増えています。ぜひとも私ども税理士法人GrowUpへご相談いただければ、電子帳簿保存法に対応しつつ経理業務から申告までお手伝いできますので、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

  • 電子帳簿保存法ではとにかく改ざんが行われないように対策することが大事
  • タイムスタンプは導入にコストがかかる反面、運用が簡単
  • タイムスタンプを導入して電子帳簿保存法に対応すれば、経理代行の依頼が簡単
ここまでタイムスタンプを導入せずに電子帳簿保存法に対応する方法やタイムスタンプを導入した場合のメリットをご紹介してきました。義務化まで2年間の猶予がある今だからこそ、自社・自分にあった方法で電子帳簿保存法に対応可能な運用を考えていきましょう。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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