経理業務が滞ると資金繰りや損益数値があいまいになり、経営に大きなダメージを負うことがあります。そのため経理業務はできる限り簡素化し、月次決算を行える程度であるとより良いでしょう。
そこで今回は、月次決算の流れやチェックリストの作成方法を解説していきます。
月次決算とは
決算には本決算、中間決算、四半期決算、月次決算があります。基本的に決算を行うタイミングによって名前がついているので、月次決算とは月単位で行う決算のことです。
ただし本決算のように本格的な決算ではありませんし、多少の誤差が出てしまってもかまいません。月次決算は対外的に誰かに見せるわけでも、申告に利用するものでもないからです。
ではなぜ月次決算を行うのでしょうか。そこでまずは月次決算を行う理由を解説しましょう。
月次決算を行うべき理由１：スピード感を持って計画の立案、見直しが可能
まず大きな理由の一つに、スピーディーな意思決定が行えることが挙げられます。もしも1年間決算を行わずにいた場合、事業のどこに問題があって売り上げがあがらないのか、経費が削減できないのか、などの確認ができません。
しかし月次決算を行うことで、今現在の財務状況や部門などによる損益の確認が可能です。そのためスピード感のある見直しができます。さらに月次決算によって、細やかな予実管理も可能です。
月次決算を行うべき理由２：本決算が楽になる
毎月、決算を行うためには、日々の経理業務をおざなりにすることはできません。その結果、本決算前に一気に経理処理をしなくてはならない状況を避けられます。
また月次決算は、本決算の予行練習にもなるでしょう。本決算では開示時期が決まっている中で、正確性とスピード感を同時に求められます。そのため決算の流れを覚えてしまったほうが良いのです。
このように月次決算を行っておけば、処理残が多いことが避けられる上に、何度も予行練習ができるので本決算が楽になる、というメリットがあります。
月次決算を行うべき理由３：融資の判断が円滑に進む
融資とは無縁な会社や事業主も増えていますが、まだまだ初期投資が必要な事業がほとんどです。しかし初期投資には多額のお金が必要となります。初期投資とはいうものの、事業の途中で新規・既存事業の拡大を行うこともあるでしょう。そのため会計年度途中の融資の判断には、月次決算を行っていることが大事です。
月次決算を行えば、タイムリーな資料を銀行や信仰金庫などに渡せます。それにより正確性の高い見通しが確認できるので、融資の判断が円滑に進むのです。そのため年度途中で融資を受けたい場合には、月次決算はほぼ必須の準備とも言えるでしょう。
月次決算の流れ
月次決算は本格的なものではない、と言っても、ある程度お金の流れが把握できていなければ月次決算を行う意味がないので、本決算と似た流れをたどります。
- 現預金の残高確認
- 棚卸作業
- 仮勘定（仮受金、仮払金等）の確認・振替
- 経過勘定（未払費用、前払費用等）の計上
- 決算整理仕訳（減価償却、引当金等）の計上
- 月次決算書（貸借対照表、損益計算書、予実対比表、経費推移表等）の作成
本当に本決算とあまり変わりません。ですからそれなりにボリュームはあるのですが、特に5と6は一度作成してしまえばルーチン作業となることがほとんどです。
またせっかく月次決算を行うのですから、できれば翌月5日前後までには終わらせておけると良いでしょう。そのためには、「細かい数字の修正はしない」と割り切ることも必要です。大きな金額の場合には反映したほうが良いですが、細かい数字を反映していてはいつまでも終わらないので、本決算の時よりもスピード感を大事にしましょう。
月次決算はチェックリストで簡素化
月次決算だけでなく、本決算でもそうですが、種目ごとにチェックリストを作成しておくことが大事です。リストがあれば確認漏れを防止できますし、決算作業が属人化することも避けられます。「あの人がいなくなると決算が回らない！」という事態を避けるためにも、チェックリストの作成をお勧めします。
なおチェックリストは現預金、売上債権、棚卸資産、流動資産、固定資産、仕入債務、流動負債、損益項目などの項目に分けてリストを作成します。リスト自体はよく利用されているものを流用し、自社・自分にあったものへ手直ししていくのが良いでしょう。
タイムリーな数値把握は代行を
ここまで話したように、月次決算を行うことでタイムリーに財務状況の確認ができ、スピード感を持った経営計画・事業計画が可能です。そのため月次決算をしたい、と思っている企業や事業主は増えています。しかし経理へ人員を割くのは難しいことも多いでしょう。
そこでお勧めなのが、経理業務の外注を行うことです。いわゆる経理代行を利用するのが良いでしょう。私ども税理士法人GrowUpへご連絡いただければ、経理代行はもちろんのこと、月次決算の流れのご説明やチェックリスト作成のお手伝いも可能です。まずは一度お問い合わせください。
まとめ
- 月次決算を行うことで、スピーディーな財務状況の確認、事業計画の立案・見直し、迅速な融資判断などのメリットがある。
- 決算の流れを把握しつつチェックリストを作成すれば、月次決算の迅速さと属人化の防止に繋がる。
- タイムリーに数値把握を行いたいけれど経理処理に時間・人員を割けない場合には経理代行を利用する。
ここまで月次決算のメリットや流れ、チェックリストの必要性などについて解説してきました。月次決算を行いたい！と感じた方も多いことでしょう。その場合にはまず私ども税理士法人GrowUpへご連絡いただけましたら、プロ目線でのお手伝いが可能です。スタッフ一同、皆さまからのご連絡を心よりお待ち申し上げております。ここまでお読みいただきまして、ありがとうございました。
