経費精算において、システムよりも先にまずはルール作りが必須です。しかし個人事業主や一人社長の会社ほど、あいまいになっていることかと思います。そのままですと経費のムダをなくしたり、節税したり、法的なリスクを削減したりすることができません。

そこで今回は、節税や法的リスク、経費のムダなどに注目して、経費精算のルール作りのポイントをご紹介していきます。まだ経費精算のルールが作れていないのであれば、ぜひ参考にされてください。

経費精算のルールはなぜ必要か

経費精算のルールが必要な理由は、以下の6つです。

• 経費のムダを削減する
• 税務調査でつつかれづらくなる
• 不正な経費精算を防止する
• 接待交際費と出張旅費を損金算入できる
• 経理業務の手間を減らす
• 社内での不公平感を減らす

一つ一つを解説していきましょう。

経費のムダを削減する

経費は、会社の事業を無事に遂行するために必要な出費のことを指します。しかし「経費で落とせるから、いっか」という考えの元、過剰に食事代や交通費を使ってしまうことがあります。これを減らすために経費精算のルールを決めます。

• 宿泊費や食事代の上限額を決める
• 交通費は必ず安いルートの分しか支給しない

などのものでかまいません。

税務調査で指摘されづらくなる

経費精算のルールを作るときは、税務的に問題がないようにルール決めします。そのため税務調査が来た時に経費精算のルールを提示しておくことで、経費の妥当性をすぐに確認することができます。つまり社内に経費精算のルールがあるというだけで、法的リスクを減らせるということなのです。

不正な経費精算を防止する

経費精算のルールがあればこそ、事業に関係のない支出の申請を抑制することができます。ルールに則っていなければ、申請は却下されてしまうからですね。

接待交際費と出張旅費を損金算入できる

・接待交際費

接待交際費はしっかりルール化をしておかないと、後から「この経費は損金算入不可です」という事案が出てきます。経費にしているにも関わらず法人税で損金算入できないということは、税金の節約ができないということです。ですから接待交際費の経費精算ルールを明確化しておき、損金算入できるようにしておくことが大事といえるでしょう。

・出張旅費

出張旅費の場合、過剰な出張旅費は「給与」として損金算入されることになります。そうなると経費精算した従業員にとって、実費精算だったとしても所得税として課税対象となりますので不利益となります。このようなことをなくすためにも、妥当な金額を出張旅費として計上する必要があるのです。

経理業務の手間を減らす

経費精算のルールが決まっていれば、精算の承認可否判断が楽になります。また記載内容がフォーマット化されていたり、申請期限が決まっていたりすれば、より経理業務の手間を減らすことができます。

社内での不公平感を減らす

例えば精算の承認可否を判断するにあたり、経費精算の申請者が経理担当者よりも上の役職である場合。経費精算のルールがないと承認側へ傾いてしまうことがあります。また経理担当者による裁量が含まれてしまうことがあり、同じ内容でも「Aさんは承認、Bさんは否認」などということもあります。このような不公平をなくすため、経費精算のルールが必要なのです。

経費精算ルール作りのポイント

続いて、先ほど紹介した経費精算のルールを作る理由をふまえて、ルール作りのポイントをご紹介します。

ルール作りをする理由	ルールを作るポイント	ポイントの解説
経費のムダを削減したい	経費精算できる経費の種類を決める	交通費や新聞図書費、会議費、接待交際費などの経費精算ができる種類を決めておきます。そして種類ごとにルール決めをしましょう。
税務調査で指摘されたくない	大きすぎる経費精算は事前に決裁を行い、自己決裁は禁止	大きすぎる経費は税務調査でも指摘されやすい項目の一つです。そのため、「いくら以上は事前に稟議を通す」というルールが必須でしょう。また申請者と承認者が同一人物だと勝手に経費にいれることができてしまうため、税務調査で指摘されやすくなります。
接待交際費と出張旅費を損金算入したい	接待交際費は申請できる金額や記載項目を決め、出張旅費は事前申請制にして日当の金額などを決めておく	特に接待交際費は「お土産代」と「飲食費」を同時に経費にいれてしまうような、ずさんな管理をしないことが大事です。
経理業務の手間を減らしたい	精算の申請期限やフォーマットを作り、領収書がない場合の対応方法も決める	－
社内での不公平感を減らしたい	例外を禁止する	－
不正な経費精算を防止したい	すべてのルールに抜けがないように作成する	－

経費精算のルールを決めたらシステム化

経費精算のルール決めが終わったら、次はシステム化が大事です。経費精算のシステム化にあたり、クラウド型の経費精算システムを使うことをおすすめします。理由は以下の5つ。

• 経理担当者だけでなく、申請者も負担を軽減できる
• 入力や計算を自動化することでミスを減らしつつ、不正な申請も防止できる
• 経費精算の差し戻しや承認などが滞りづらく、スムーズになる
• 電子保存に対応しやすい
• 会計ソフトと連携しているとより経理業務が効率化できる

詳細は以下の関連記事をご参照ください。

（関連記事：経費精算はシステム導入でキャッシュレスへ。経理業務も楽ちんに）

まとめ

• 経費精算にはルール決めが必須
• なぜルールを決めたいのか明確化してから、経費精算のルールを決めるべし
• クラウド型の経費精算システムで業務効率化

ここまで、経費精算のルール決めをすべき理由や理由をふまえてのルール作成のポイントなどを中心にお伝えしてきました。少しでも経理事務が楽になれば幸いです。最後までお読みいただき、ありがとうございました。