経費で落とすために必要な領収書。しかし宛名なしのものを渡されてしまったり、レシートしか渡してもらえなかったり、記載に時間がかかったりと…領収書をもらうにも手間がかかります。
そこで経費で落とすにはレシートでも良いのか、領収書との違いがあるのかなどを中心に解説していきましょう。確定申告や経費精算で困っている方はぜひご覧ください。
経費で落とすために必要な記載項目
- 作成者（氏名や名称、店名など）
- 日付
- 支払内容
- 金額
- 支払者（宛名）
法人税法や所得税法では上記のうち1～4の項目で良く、消費税法において5の記載が必要となります。ただし小売業や飲食業などの様々な人や会社を相手とするような業種の場合には、支払者や宛名の記載がなくても問題ありません。
領収書とレシートの違い
先ほど経費で落とすために必要な5項目の説明をしましたが、続いて領収書とレシートに違いを簡単に解説していきましょう。
領収書は5項目
領収書であれば、基本的には5項目全ての記載があります。手書きにしても、印刷タイプのものにしても、宛名の部分だけ伝えれば5項目記載してくれるのです。ただし支払内容の記載が「お品代」のような、中身のわからない領収書がほとんどです。そのため品物が1.2点の場合には、商品名等を記載してもらったほうが良いでしょう。
レシートは4項目
対してレシートは、基本的に支払者や宛名の記載はありません。なぜならコンビニやちょっとしたショッピングにおいて、毎回宛名を書いている暇はないからです。レジで大行列ができてしまうでしょう。
そこでレシートは宛名部分を省き、4項目が記載されるようになっています。たまに他の項目もないレシートがありますが、その場合には領収書を発行してもらえるように頼んだほうが良いです。
領収書でなくてはいけない理由
最近ではレシートのほうが細かい商品名が乗っているため、信頼性が高く経費で落としやすい、とまで言われています。ではなぜ領収書が発行されるのでしょうか。それは簡単な話で、昔のレシートは4項目の記載すらなかったからです。
どこから発行されたかもわからないレシートでは、家計簿では問題ないかもしれませんが、税法上では問題があります。そこで領収書を発行してもらう必要があったのです。
領収書とレシートの違い
- レシートは宛名の記載部分がない
- 領収書は細かい商品名が乗っていない
これらが領収書とレシートの大きな違いと言えるでしょう。
領収書に宛名なし、もしくは上様と書かれている
基本的に支払者、宛名の記載はいらないという話をしました。しかし領収書を発行してもらっているにも関わらず、宛名がなかったり、上様となっていたりするのはあまり良くありません。なぜなら詳しい取引内容（商品名等）の記載がないからです。それならいっそレシートのままのほうが良いでしょう。
しかし何か問題が起こってしまい、宛名がなかったり、上様となってしまったりすることもあるでしょう。その場合には基本的にそのままでかまいません。変に自分で書き加えたり、別の従業員に書き加えさせたりする必要はありません。むしろ書き加えることで領収書への信頼性が薄れてしまう可能性もあるため、書き加えないほうが無難です。
高額な領収書や接待を伴う飲食などは宛名必須
高額なものを購入した時や接待を伴う飲食などは、税務署がつつきやすい経費と言えます。そのため先ほど記載した5項目をできるだけ細かく、確実に記載しておくほうが安心です。
コンビニや100均、スーパーなどでのちょっとした品物の購入はレシートのほうが良いですが、領収書のほうが良いこともある、と覚えておきましょう。
大前提として業務に必要なものである
領収書やレシートに何が記載されていれば経費で落とせるのか、という話をしてきましたが、もちろん大前提として業務で必要なものである必要があります。ただしこれは思った以上に区分が難しいところでもあります。
例えば自営業主が自宅でコーヒーを飲む場合。自分の趣味として飲むこともあれば、取引先を自宅に招いてコーヒーを出したり、在宅業務中に眠気覚ましとしてコーヒーを飲んだりします。
このような場合、なかなかどのように経費を切り分ければ良いのか、わかりづらいでしょう。購入先によって自分の趣味で飲むものなのか切り分けたり、同じ銘柄でも業務上で使うものと趣味のものとを別々で保管していたりすれば良いのですが、それを証明するのは難しいことがほとんどです。
しかし私どものような税理士法人が間に入ることで、経費の信頼性を増すことができます。第三者から「業務上必要なので経費としてしてもOK」という判断が出ている、という事実があれば税務署もむやみやたらにつついてくる確率が下がるのです。
まとめ
- 「作成者（氏名や名称、店名など）」「日付」「支払内容」「金額」「支払者（宛名）」の5項目があれば経費で落とせる。
- 宛名がなかったり、上様であったりする領収書よりレシートのほうが信頼性が高いことも。
- 高額なものや飲食費はできる限り領収書が良い。
- 業務に必要な経費であること。
ここまで領収書とレシートの違いや経費で落とすために必要な記載項目などの解説をしてきました。業務に必要と認定されるか不安な経費も、私ども税理士法人GrowUpにご相談いただければ確認可能です。
自社や自分で考えていても正しい結果が得られるとは限らないので、ぜひプロへご連絡ください。ここまでお読みいただきありがとうございました。
