2024年1月から電子取引データの保存が完全義務化されています

2024年1月1日以降、すべての事業者は電子取引のデータを電子のまま保存することが義務付けられました。メールで届いた請求書やPDFの領収書を紙に印刷して保管する方法は、原則として認められなくなっています。

この改正は大企業だけでなく、中小企業や個人事業主も対象です。ところが、ワークフロー総研の調査では、従業員100名未満の中小企業で「対応済み」と回答した割合はわずか19.8%でした（出典：ワークフロー総研 電子帳簿保存法改正に向けた中小企業の対応実態調査）。

滋賀県でも製造業や建設業を中心に中小企業が多く、日々の業務に追われて対応が後回しになっているケースは少なくありません。電子帳簿保存法の制度の概要や改正内容については電子帳簿保存法とは？2024年の改正内容と中小企業の対応策で詳しく解説しています。

 

なぜ中小企業は電子帳簿保存法への対応が進まないのか

中小企業庁や各種調査から、対応が遅れている原因は大きく3つに分けられます。

経理担当者がそもそも足りない

東京商工会議所と日本商工会議所が2024年に実施した調査では、「業務が忙しく手が回らない」と回答した企業が42.9%にのぼりました（出典：日本商工会議所 中小企業におけるインボイス制度、電子帳簿保存法、バックオフィス業務の実態調査）。「担当者がいない」も18.4%で、そもそも対応する人員が不足している状況が浮き彫りになっています。経理担当者の退職・引き継ぎに関わる課題については経理担当者が退職！？引き継ぎをスムーズにするための経理代行活用法もあわせてご覧ください。

どのシステムを使えばいいか分からない

「最適なシステムが分からない」と答えた企業は30.6%。クラウド会計ソフトやファイル管理ツールなど選択肢が多すぎて、何をどう導入すればいいのか判断がつかないという声があります。

保存要件を正しく理解している人が少ない

Sansan株式会社の調査では、44.4%の担当者が「保存要件を理解できている社員が少ない」と回答しています（出典：Sansan 電子帳簿保存法に関する実態調査）。法令の内容は2022年・2023年・2024年と段階的に改正されており、最新のルールを正確に把握するのが難しくなっています。

 

対応を放置するとどうなるか

電子帳簿保存法に違反した場合、青色申告の承認取消しや追徴課税のリスクがあります。とくに電子取引データの保存義務に違反すると、重加算税が10%加重される措置も設けられています（出典：国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト）。

「知らなかった」では済まされないため、まだ対応できていない場合は早急に手を打つ必要があります。電子帳簿保存法と並行してインボイス制度への対応が気になる方はインボイス制度とは？中小企業と個人事業主への影響と対応策もご覧ください。

 

経理代行を活用すれば対応と業務負担の軽減を同時に実現できる

ここからは、電子帳簿保存法への対応に経理代行サービスを活用するメリットを具体的に説明します。

法令に合った保存ルールの整備を任せられる

経理代行会社は電子帳簿保存法の保存要件（ファイル名の命名規則、検索要件、タイムスタンプの要否など）を把握しています。自社で一から調べる必要がなく、業務フローに合った保存ルールの設計・運用をまとめて依頼できます。

クラウド会計との連携で仕組み化できる

多くの経理代行会社はfreeeやマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトを使って業務を行います。これらのソフトは電子帳簿保存法に対応した機能を標準で備えているため、請求書や領収書の電子保存が自然と法令対応の形になります。なお、電子帳票システムとの違いが気になる方は電子帳票システムとは？経理業務でのメリットや活用法をご参照ください。

経理担当者の業務負荷を軽減できる

リコーグループの調査では、電子帳簿保存法への対応後に約7割の担当者が業務負荷の増加を実感しています（出典：リコーグループ 電帳法対応に関する調査）。経理代行に日常の記帳や証憑管理を任せることで、法令対応にかかる追加業務の負担を社内から切り離せます。

電子帳簿保存法の導入をきっかけに経理代行を活用されたお客様では、それまで書類で占領されていたスペースがすっきりし、事務所環境の改善につながったとのお声もいただいています。

 

経理代行に任せるときの注意点

経理代行サービスを選ぶ際には、いくつか確認しておくべき点があります。

電子帳簿保存法への対応を明確にうたっているか

経理代行会社のすべてが電子帳簿保存法の要件を熟知しているわけではありません。契約前に「電子取引データの保存要件に対応しているか」「使用するクラウド会計ソフトは何か」を確認してください。

自社に残る作業の範囲を把握しておく

経理代行に任せても、請求書の受領や取引先とのやりとりは自社側で発生します。どの工程を経理代行に渡し、どこまでを自社で行うかの線引きを事前に決めておくことが大切です。

セキュリティ体制を確認する

電子データを外部に預ける以上、情報管理の体制は重要です。データの保管方法やアクセス権限の管理、バックアップの仕組みなどを確認しましょう。

 

滋賀県の中小企業が今から始めるなら

滋賀県は製造業を中心に中小企業が集まるエリアです。原材料の仕入れや外注加工など取引先が多い業種ほど、電子取引データの件数も多くなり、保存義務への対応が複雑になります。

「自社だけでは対応が難しい」「何から手をつければいいか分からない」という場合は、まず経理代行会社に現状を相談するところから始めてみてください。現在の経理体制を整理した上で、電子帳簿保存法への対応と日常の経理業務を一括で任せるという選択肢もあります。

滋賀県内のお客様でも、経理体制を見直したことで、それまで続けていたが実は不要だった作業を削減できたケースがあります。こうした整理ができると、担当者の負担がまとまって軽くなります。

滋賀経理事務代行.comでは、クラウド会計を活用した経理代行サービスを提供しています。電子帳簿保存法への対応も含め、まずはお気軽にご相談ください。